公司档案的管理如何建立(企业档案管理方法)

您好,蔡蔡就为大家解答关于公司档案的管理如何建立，企业档案管理方法相信很多小伙伴还不知道,现在让我们一起来看看吧！

1、档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现决策科学化的重要依据。

2、为使各部门认真做好档案管理工作，特制定本方法。

3、 一、档案范围： 公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

4、其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。

5、 二、档案分类及编号： 档案按其内容及关联部门可分为六大类： （1）行政类 （2）财务类 （3）人事类 （4）业务类 （5）工程类 （6）拓展类 2、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。

6、具体划分规则见本制度第三条第二款。

7、 3、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。

8、归档后须填写《档案管理登记表》。

9、 三、机要档案： 机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

10、 2、划分标准： 绝密档案包括： 公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在30万元以上的重大合同。

11、 机密档案包括： （1）财务资料； （2）公司重要会议纪要； （3）公司经营情况； （4）人事档案、薪资性档案、劳动合同； （5）技术资料； （6）金额在5万-30万元的合同。

12、 秘密档案包括： （1）重要项目资料； （2）项目合同协议。

13、 四、档案装订： 以左方装订为原则，右上角标明档案号。

14、 2、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。

15、 五、保存期限： 档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理： 永久保存：（1）公司章程；（2）股东名簿；（3）股东会、董事会、监事会会议纪要；（4）公司证照；（5）各级批文；（6）印鉴；（7）公司年度经营计划；（8）公司年度经营总结；（9）年度财务报表；（10）技术资料；（11）不动产所有权状及其他债权凭证；（12）人事资料；（13）大型活动图片、音像资料；（14）其他核定须永久保存的文书。

16、 2、十年保存：（1）会计凭证；（2）其他经核定须十年保存的文书。

17、(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行) 3、五年保存：（1）期满或解除的合同协议；（2）完结后的项目方案；（3）其他经核定须保存五年的文书。

18、 4、一年保存：（1）部门工作计划及工作总结；（2）完结后的部门请求报告；（3）完结后无长期保存必要文书。

19、 5、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。

20、 六、保管部门： 财务专项机要档案由财务部负责保管。

21、 2、人事专项机要档案由总经办负责保管。

22、 3、股东会、董事会等资料由总经办负责保管。

23、 4、各部门均应指定兼职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，保管档案的人员变动应及时通知总经办，部门档案在规定时间移交总经办档案管理人员保管。

24、 七、档案移交： 公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。

25、 2、公司章程，会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。

26、 3、合同协议应在签订之日移交总经办。

27、 4、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。

28、 5、其余档案半年移交一次，时间为每年的1月和7月。

29、 6、档案移交须填写《档案移交清册》。

30、 7、《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。

31、 八、档案调阅： 因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》，并经相应核准人核准后方可调阅。

32、 2、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办核准，但仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。

33、 3、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。

34、 4、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。

35、 5、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

36、 6、档案借阅时间最长不超过8个工作时。

37、 7、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。

38、 九、档案销毁： 超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。

39、 2、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁。

40、 3、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。

41、 4、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》。

42、 5、档案销毁每半年进行一次，即每年的1月和7月。

43、 6、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，总经办一份。

44、 十、其他： 档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。

45、 2、在收集档案资料时，传真件应复印后留存，避免日后字迹模糊。

46、 3、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。

47、 4、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。

48、 5、公司重要证件、资质、执照等资料，涉及新申请、年检、换发证等有关事宜，具体由财务外办事人员负责。

49、 6、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。

本文就讲到这里，希望大家会喜欢。

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